【説明するのが苦手】伝わりやすい5つのコツ|結論から言う・大きな情報から伝える

説明するのが苦手仕事

説明が苦手…
上手く説明できない…
伝わるコツを知りたい…

説明をしている途中で明らかに相手が理解をしておらず、焦って自分でも何を言っているか分からない…

一度はそんな経験をした事があるのではないでしょうか。

 

結論、誰もが全員プロレベルに話が上達するかは難しいですが、一定レベルまでならば誰でもいけると思います。

どれだけシンプルに話すことができるか、心がけて下さい。

 

本記事では、説明が苦手な人に向けた、上手に説明できるコツを5つ紹介します。

こんなヒト向けの記事:
・人前で説明するのが苦手
・話している時に、焦ってしまう
・何を言っているか分からなくなる
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【説明が苦手】説明下手でも伝わりやすい5つのコツ

人前で説明をするのが苦手な人は、以下の5つのポイントを意識して下さい。

「大きな情報」から伝える
「結論」から伝える
「3点あります」と冒頭に伝える
「事実+意見」を伝える
「短い文」で完結に伝える

理屈では理解しつつも、なかなか実践できていない項目もあるのではないでしょうか。

 

共通して言えることは、短い時間で相手に理解をさせる必要があるということ。

シンプルに話すためにはどうすべきか、5つのポイントを紹介します。

説明のコツ① 「大きな情報」から伝える

上手い説明 大きな情報

自分の説明を相手に理解をしてもらう上で意識すべきポイントは、話す順番です。

同じ内容でも、伝える順番が変わるだけで全然変わります。

コツは大きい情報から伝えること。

 

具体例を見ていきましょう。

■悪い例
A「御社のサービスのユーザー数って多いのでしょうか?」

B「そうですね。いま100万ユーザーになりました。

えーっと、それって多いんですか?そして増えているんですか?と思いますよね。

本当に説明が下手な人って、こういう説明をしてしまっているのです。

自分の中で完結して、最後の小さな情報だけを伝えることは、説明においてNGです。

 

■良い例
A「御社のユーザー数って増えているんでしょうか?」

B「はい。1年前にサービスを立ち上げ半年間で30万ユーザーまで成長しました。先月から開始したTVCM効果もあって現在は100万ユーザーになりました。競合サービスと比較して…」

まずサービス立ち上げ時期という大きな情報から入ることで、順を追って状況を理解することができると思います。

また、競合社との比較という更に小さなを最後に入れることで、情報の精度が上がりますね。

 

説明をするときは、大きな説明から小さな説明の順番でしましょう!

説明のコツ② 「結論」から伝える

上手い説明 結論から

よく使われる手法ですが、説明が苦手な人は最初に結論を言いましょう!

だらだらと下手な説明を聞いていると「…で、何!?」と、相手は途中で言いたくなってしまいます。

 

具体例をみていきましょう。

Aさんが、上司に対して説明をしている様子です。

■悪い例
「先日、先方の△△部長に提案に行きまして…
提案に不備があり、怒っていて…
いま色々と対応をしているのですが…
明日の午後に、謝罪にご同行いただけないでしょうか?」

聞いている間、部長は「今って何の話なんだろう」と思っているはずです。

霧によって先の見えない道を、ずっと歩かされているイメージです。

そんな不安の中で説明を受けていても頭に入ってきません。

 

“つまり何が言いたいか”という情報を先に与えておくことで、話のすべてが”必要な情報”に変換されます。

■良い例
謝罪のご同行をお願いしたいご相談です。申し訳ございません。
先日、先方の△△部長に提案に行きまして…
提案に不備があり、怒っていて…
いま色々と対応をしているのですが…
明日の午後に、謝罪にご同行いただけないでしょうか

文字で書かれるとあまり変わらないかもしれませんが、会話だとしっくりきます。

 

今から何を伝えるのか、最初に伝えることで話の全貌の理解が一気に深まります。

先の見えなかった道の、霧が一気に晴れるイメージです。

 

「結論から伝える」手法は、相手に依頼をする時に使えるスキルです。

 

説明やお願いごとをするときは、結論から伝えましょう!

説明のコツ③「3点あります」と冒頭に伝える

上手い説明 3つの要点

相手から説明を受けていて、「いつまで続くんだ?」と感じたことがある人は多いのではないでしょうか。

結論から伝えることと少し近いですが、冒頭に今から伝えたい説明の個数(量)を言って下さい。

 

できれば3点に絞ることが大切です。

「マジックナンバー3」とも呼ばれ、多過ぎず少なすぎずバランスの良い印象を与えられますよ。
※参考:GLOBIS知見録「3の法則――マジックナンバー3に注意せよ!【試し読み】

 

具体例を見ていきましょう。

■悪い例

まず最初にご提案したいのは〇〇で…」
「なぜなら…」
では続いてご提案したいのは△△で…」
「なぜなら…」
この場合だと□□がおススメで…」

「いつまで何を何個紹介するねん!」と思ってしまいますよね。

人間は、ゴールの見えない会話を嫌います。

 

冒頭にヒトコト付け加えることで、格段に相手の受け取り方が変わります。

■良い例

「本日は3つのご提案をさせて下さい!」
まず最初にご提案したいのは〇〇で…」
「なぜなら…」
では続いてご提案したいのは△△で…」
「なぜなら…」
最後に一つ□□がおススメで…」

最初にヒトコトいれるだけで、「あぁ、今日の提案は3つなんだな」と説明の受け入れ態勢が整います。

また、3つというブロック分けをしているお陰で、説明がしやすくなります。

一つ一つを区切ることができるので、「ここまででご質問ありますか?」という振り方もできるでしょう。

 

ビジネスにおける自己紹介においても「3つのポイントに絞る」テクニックは活用できます。

要点を絞ることで、覚えてもらいたい自分の特徴がシンプルに伝わりますね。

 

説明をするときは、冒頭に説明の数(量)を伝えましょう!

説明のコツ④「事実+意見」を伝える

上手い説明 事実と意見

少しだけ応用編になるかもしれませんが、非常に有効的な説明のコツです。

説明では「事実」+「意見」をセットで伝えましょう。

 

説明をする際に「事実」だけ、または「意見」だけを伝える人が非常に多いです。

「事実」のみでは何をしたらよいか分からず、「意見」だけでは説得性に欠けます。

 

具体例を見ていきましょう。

■事実だけ

「弊社の商品Aの売上は昨年比90%と下落
「競合調査の結果、C社の商品は昨年比110%です
「このままではまずいですね…」

うん、そうだね…調べてくれてありがとう。で、どうする?

聞いている側はこんなことを思い浮かべるでしょう。

 

では続いての例です。

■意見だけ

「売上を上げるために、〇〇エリアの営業を強化しましょう!
「そこが伸びしろだと思っています!

うん、そうだね…なんでその結論に至ったのかな?

意見を伝えることは重要ですが、意見のみでは説明の説得性が弱くなってしまいます。

 

「事実」+「意見」で伝えることで、説得力が大きく増します。

■事実+意見

「弊社は昨年対比90%に対して、競合は110%です」
toB領域で飛躍的な成長を得ています」
「同じくtoB領域で競合が手を付けられていない〇〇エリアがチャンスと見ています」
〇〇エリアの強化および営業所を立ち上げませんか?」

なぜその意見に至ったのか、明確な理由が添えられているので、説得力が増していますね。

ポイントとしては、お互いの意識を共有することができます。

 

自分の説明が事実だけ、または意見だけになっていないか、振り返ってみて下さい。

セットで伝えることで驚くほどに、相手への説明が伝わりやすくなります。

 

説明をするときは、「事実」+「意見」で伝えましょう!

説明のコツ⑤「短い文」で完結に伝える

上手い説明 短い文章

今までご紹介したコツすべて言えることですが、説明は短くシンプルに伝えましょう!

説明が下手な人は、一文が圧倒的に長いです。

私もブログを書くときは、なるべく文章を短くすることを心がけています。

 

具体例を見ていきましょう。

■悪い例
「説明をするときに、長い文章で説明をすることは相手にとって聞きづらいので、なるべく短い文章で説明するように心がけるべきだと実感して、私は説明がうまい人のプレゼンのビデオを見返しました。」

ちょっと無理やり書いた感はありますが、こういった説明(または文章)をする人は意外と多いです。

TV番組のナレーションを注目して聴いてみると、シンプルな短い言葉で伝えていることに気づくと思います。

 

会話の流れで接続詞を付けるよりも、文章を一度切った方が聞き取りやすくなります。

■良い例
説明において長い説明は相手にとって聞きづらいですね。
なるべく短い文章で説明するように心がけましょう。
私は説明やプレゼンの上手い人のビデオを見返しました。

少しシンプルになって読みやすく(伝わりやすく)なったと思います。

 

~だから、~ので、~けど、

という文言は、一つの文章で一つまでを目安にするといいでしょう。

 

説明をするときは、短い文で完結に説明しましょう!

【説明が苦手】説明下手でも伝わりやすい5つのコツ|まとめ

説明のコツ① 「大きな情報」から伝える
説明のコツ② 「結論」から伝える
説明のコツ③「3点あります」と冒頭に伝える
説明のコツ④「事実+意見」を伝える
説明のコツ⑤「短い文」で完結に伝える

どれも意識すればすぐに実践できることが多いので、是非やってみて下さい!

 

そもそも人前に出るときに緊張して話せないんだよ!という人は、コチラの記事をご覧ください。

 

皆さまのビジネススキル向上の参考になれば幸いです。

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