もっと聞きたいのに…
いい質問が浮かばない…
仕事をする上で、相手から情報を引き出すことは重要です。
どんなに熱い思いでプレゼンをしても、相手の欲しい情報を伝えられなければ意味がありません。
相手の情報を知るためには、「いい質問」をするスキルが求められます。
しかし、いざ会話の流れでいい質問をするのは、非常に難しいですよね。
本記事では、質問スキルを高めるために意識すべき5つの実践例をまとめています。
質問力の向上の手助けになれば幸いです。
・相手から情報を引き出すのが苦手
・会話の流れで質問ができない
・具体的な質問例を知りたい
【質問力】仕事を円滑に進めるいい質問の仕方とは？【質問スキル5選】
そもそも、質問をする目的とは一体何でしょうか？
相手を知るため？
会話のネタを作るため？
仕事における「質問」をする目的とは、「次の行動を決めるため」です。
情報を引き出したらおしまいではなく、その情報を基に何をするのか、次の行動を決めるまでがゴールです。
逆に言うと、次の行動が決まらない意図のない質問は、ビジネス上ではあまり価値がありません。※アイスブレイクなどは置いといて
それでは早速、「次の行動を決めるため」の質問例を5つご紹介します。
①最初に「事実」を引き出す
質問をする上で重要なことは、相手の意見や本心を引き出すことです。
しかし、いきなり相手の意見を引き出そうとしても、あまり上手くいきません。
まず、相手の「事実」を引き出して整理した上で、相手の「意見」を引き出して下さい。
A「昨日のアポは、どうだった？」
B「そうですね。概ねいい感触でした」
A「そうか、よかったな」
「どうだった？」という広義的な質問すぎて、Bさんも何と答えたらいいか分かりません。
それでは、別の例を見てみましょう。
A「昨日のアポは、先方は具体的に何か言ってたか？」
B「はい。〇〇は合意できましたが、△△の条件だけ検討するとのことです」
A「そうか。条件面についてはどうする？」
B「一度、社内の□□さんに相談してみます」
一方、「先方は何か言っていたか？」と事実を確認することで、状況の整理ができます。
その後、次の行動を促すように、相手の意見を聞く質問を重ねていきます。
これが、最初に「事実」を引き出す質問スキルです。
②「仮説」を立てて質問する
仕事をしていると、上手くいかないことや、プロジェクトが失敗に終わることもあります。
そうした中で、その場で諦めてしまうのではなく、次の行動に繋げるような質問があります。
それが「仮説を立てた質問」です。
A「〇〇のプロジェクトは中止という判断になった」
B「どうしてですか？あんなに頑張ったのに…」
A「そうだな…」
「どうしてですか？」という広義的そして感情的な質問では、発展的な議論にはなりません。
それでは、別の例を見てみましょう。
A「〇〇のプロジェクトは中止という判断になった」
B「会社の方針が変わったのですか？」
A「そうだ。□□の方が未来があると判断し、そっちへ投資することになった」
具体的に、自分が思いつく仮説を投げかけることで、次の議論へ発展していきます。
重要なのは、仮説は正解でも不正解でも関係ないというコトです。
とりあえず投げかけることが大切です。
A「〇〇のプロジェクトは中止という判断になった」
B「会社の方針が変わったのですか？」
A「いや…業界1位の△△社が参入してきたことが原因だ」
仮説が何であろうと、”それっぽい”ことを言っていれば、本当の正解が引き出せます。
そこから引き出せた情報を基に、次の行動を考えていきましょう。
これが、「仮説」を立てる質問スキルです。
③「選択肢」をつくる
質問の種類は、大きく分けて2つあります。
「オープンクエスチョン」と「クローズドクエスチョン」です。
「何か意見ある人？」という広義的な質問
■クローズドクエスチョン
「AとBどっちがいい？」という選択性の質問
自由に意見を求める時には「オープンクエスチョン」がよいですが、結論が出づらいというデメリットもあります。
状況に応じて2つを使い分ける必要がありますが、「クローズドクエスチョン」を有効的に使うことで、質問力は圧倒的に向上します。
A「得意先との会食が決まったから、お店を探しておいて」
B「分かりました。どのジャンルがいいですか？」
A「そうだな、寿司でも焼肉でもイタリアンも…うーん…」
「料理のジャンル」を決めるにあたって、選択肢が広すぎて結論がまとまりづらくなります。
それでは、別の例を見てみましょう。
A「得意先との会食が決まったから、お店を探しておいて」
B「分かりました。和食と中華どっちがいいですか？」
A「そうだな、和食で探しておいてくれ」
選択肢を提示することで具体的にイメージが沸き、結論を絞ることができます。
Bさんは和食のなかでお店を探すという、次の行動に結び付けられています。
仮に和食も中華でもないこともありますが、違う選択肢を上司が提示してくれるキッカケになりますね！
これが、「選択肢」を作る質問スキルです。
④大きな質問には「小さな質問」
相手の質問の意図が分からず、どう返したらいいのか分からないことってありますよね。
大体は、質問内容が漠然としすぎているケースが多いです。
そんな「大きな質問」を浴びせられた時は、「小さな質問」を被せて、話を前に進めましょう。
A「顧客満足度を上げるためには、どうしたらいいかな？」
B「そうですね…接客研修でもやりましょうか？」
質問の内容が広義的すぎて、返答も同じようにざっくりした返しになっています。
もっと深く掘って原因分析をしないと意味がありません。
それでは、別の例を見てみましょう。
A「顧客満足度を上げるためには、どうしたらいいかな？」
B「現状の顧客満足度は何％でしょうか？」
A「今は、63％だね。3ヶ月に1回アンケートしてるよ」
B「いつまでに何％へ上げる必要がありますか？また、顧客満足度を上げることによって得られる効果は何でしょうか」
…
小さな具体的な質問を被せることで、いつまでに何をすべきかが明確になっていきます。
「なんで顧客満足度を上げるの？」という前提の深掘りも必須ですね。
これが、大きな質問に対して「小さな質問」で返す質問スキルです。
⑤「5W1H」を意識する
ここまで色々と書いてきましたが、「5W1H」を意識するということは、すべてに通ずると思います。
次の行動を決めるにあたって、ここがフワッとしているとビジネスは前に進みません。
When…いつまでにやりますか？
What…何をやりますか？
Why…何故やるんですか？
Where…どこでやりますか？
How…どのようにやりますか？
全てを決めるとはいえ、息つく間もなく6つの質問を浴びせていては、答える方もしんどいです。笑
普通の仕事の会話であれば、6個中3～4個は勝手に決まっていきます。
その中で、足りない「5W1H」を質問していきます。
A「じゃあ企画書の作成はBさんチームが、5枚以内のスライドにまとめて作成ということで決定」
B「いつまでに完成させますか？」
A「来週水曜の会議で必要だから、月曜中に一度見せてほしい」
こちらの例では、「When…いつまでに」の確認をしています。
水曜の会議なので水曜の朝に持っていき、そのタイミングで修正となれば元も子もありません。
お互いの認識を合わせていく上で、重要な質問です。
これが、「5W1H」を意識した質問スキルです。
【質問力】仕事を円滑に進めるいい質問の仕方とは？【質問スキル5選】
・「事実」を引き出してから、意見を引き出す
・「仮説」を立てて質問をする
・「選択肢」を作って範囲を狭くする
・大きな質問には「小さな質問」で返す
・「5W1H」を意識した質問をする
自分の思いを伝えるだけでは、ビジネスは成り立ちません。
相手の意思を知った上で、会話を広げていくことが重要です。
相手を深く知るには「いい質問」が欠かせません。
本記事の5つのスキルを参考にして、いい仕事を作るきっかけになれば幸いです。
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