上司が長話するだけで会議が終わった…
この会議はやる意味があるのか…
会社員の方なら一度は…いや、何度も意味のない会議に参加をした事があると思います。
何人ものオトナが集まり、不毛な時間が過ぎていく空間は絶対になくしたいですよね。
2019年4月1日から「働き方改革関連法」が施行され始め、仕事の生産性が求められる時代へ突入していきました。
本記事では、会社の会議の生産性を向上させるためのポイントを5つまとめていきます。
書いてみれば当たり前のことでもありますが、すべて実行しているか振り返ってみてください！
・会社員で会議が毎日ある
・不毛な会議にうんざりしている
・会社で効率よく働きたい
会議の生産性を向上するには？
では、会議の生産性を上げるためには、どうすればよいのでしょうか？
以下5つのポイントを気にしてみて下さい。
・会議をやる意味
・アジェンダの事前送付
・時間のメリハリ
・喋らない参加者は不要
・議事録は当日中に送付
そもそも会議をやる意味があるのか？
まずは、ここから疑問に持ってください。
数人が予定をあわせて同じ時間に集まるということは、それなりにコストのかかることです。
営業はアポを入れることもできますし、企画は資料を磨きこむ時間にしたいかもしれません。
会議は「その場で」「全員の」「意思を統一し」「決定する」ために行われます。
一人や二人の意思を確認したいのであれば、メールや電話で完結します。
最近はSlackやChatWorkといったビジネス向けのメッセンジャーツールの活用も増えています。
資料の共有や方針の確認などは、オンライン上で完結することが容易になっています。
オンライン上でなくても、デスクで会話して解決するレベルのことを、あえて会議にしていないでしょうか？
そもそもこの会議は時間を合わせて集まる意味があるのか？と考えるクセをつけるようにして下さい！
無駄な会議をゼロにすることで、生産性は向上します。
アジェンダは事前に送付
事前に会議のアジェンダを送付できているでしょうか？
参加者が「何のために集まっているか」分かっている状態を作るために、具体的なアジェンダの送付は必須です。
アジェンダが複数ある場合は、アジェンダ単位の所要時間までセットしましょう。
会議の目的も事前に送付しておくべきです。
例えば、以下のようなイメージになります。
・振り返り（10分）
・来期の施策について（15分）
・ディスカッション（25分）
★決めたいこと：○○○○
具体的なアジェンダを事前に送付しておくと意思統一が容易になるので、会議の決定スピードが明らかに変わります。
会議の参加者全員が同じ目線でスタートしないと時間がもったいないです。
アジェンダはメールなどで事前に送付することを徹底しましょう！
時間のメリハリをつける
会議は30分間の予定だったにも関わらず、気付けば1時間経っている…という経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか？
会議で生産性を上げるために時間管理は必須です。
30分間で足りないと思っているのであれば、資料や概要はメールで事前に送付しましょう。
当日は要点のディスカッションだけに絞ってください。
概要説明で40分間もかかり、議論の時間が全然取れていない会議は、生産性が悪いといえるでしょう。
逆に、60分間の会議予定だったにも関わらず、40分間で結論が出る時もあります。
そんなとき多くの人がやってしまいがちな事があります。
それは、
「会議の時間は60分間だから、残り20分間なんとなく喋っちゃうタイム」です。
これ、本当に無駄です。
心当たりないでしょうか？
仮に開始5分で結論が出たのであれば、それで会議は終了にしましょう！
喋らない参加者は不要
会議に10名が参加して、60分間で発言したのは4名だけ。
こんな会議がザラに存在します。
残りの6名はなぜ参加していたのでしょか？
「その内容を共有受けたいから」という理由で会議に参加する人がいます。
共有だけならメールでしておきましょう。
案件のプロジェクトを進めている実行メンバーや、意思決定ができる人以外で会議に参加している人はいませんか？
発言はしないけれど会議に参加した事で、仕事をした気になっていませんか？
生産性を上げていくためには、そもそもの参加定義から見直しをしてはいかがでしょう。
タスクを整理して、議事録を当日中に送付
議事録の送付は必須ですが、話した内容だけを送る議事録では50点です。
以下が記載されていることで、その後の動きが大きく異なります。
・ネクストアクション（Do)
・いつまでに（When）
・誰がやるか（Who）
誰が、いつまでに、何をするか明確にしましょう！
・〇〇の仕様を開発本部へ確認する（吉田さん：6/19まで）
・△△のデータをまとめて連絡する（田中さん：6/20まで）
・本日を踏まえた戦略案のタタキを作成（佐藤さん：6/22まで）
参加者全員が証人となるので、確認事項（タスク）が発生している人は議事録に書かれた期限までに行動をします。
確認が遅れている場合でも、期日にメールを被せることで簡単に催促をすることができます。
話した内容を送付するだけは誰でもできますが、次に繋がる内容を書くことが生産性向上のポイントです。
会議の生産性を向上するには？｜まとめ
・アジェンダの事前送付
・時間のメリハリ
・喋らない参加者は不要
・議事録は当日中に送付
会議の定義の見直し、時間管理や議事録の徹底など、全てが実行できているでしょうか？
私が所属する会社でも会議の生産性向上がテーマになってから数年経ちますが、年々と生産性が上がっている実感はあります。
頭では分かっているけど中々できない…という方は、まずは一つから実践してみて下さい。
仕事の生産性を向上させ残業を減らし、素敵なワークライフバランスにしていきましょう！
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